Privacyverklaring
Versie 2 · 16 oktober 2026 · MAET Beheer BV
1. Wie wij zijn
Unitbase is een handelsnaam van MAET Beheer BV, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 50748165.
Vragen over deze verklaring of over uw gegevens: info@unitbase.nl.
2. In welke rol wij uw gegevens verwerken
Dat verschilt per situatie, en het bepaalt wat u van ons kunt vragen.
Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van onze eigen klanten en gebruikers: uw naam, uw e-mailadres, de organisatie waarvoor u werkt en wat u in het systeem doet.
Wij zijn verwerker voor de gegevens die u als kantoor of als beheerder in het systeem zet over anderen — uw klanten, hun panden, hun huurders. Daarvoor bent u verantwoordelijk en wij handelen in uw opdracht. Daar hoort een verwerkersovereenkomst bij; die sluiten wij vóór u met echte gegevens begint.
3. Welke gegevens wij verwerken
Van u als gebruiker
- Naam en e-mailadres
- De organisatie waartoe u behoort en uw rol daarbinnen
- Wanneer u inlogt en wat u in het systeem wijzigt
Van een pandeigenaar met een Unitpass
- Naam en e-mailadres
- De panden waar de pas bij hoort
- De documenten die hij of een uitgever in de kluis zet
Over panden
- Adres, bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en soortgelijke kenmerken uit openbare registers
- Het energielabel
- Een luchtfoto van de locatie
Over huurders, als een kantoor of beheerder die invoert
- Contactgegevens en contractgegevens die horen bij de huurovereenkomst
Wat wij niet doen. Wij plaatsen geen cookies voor analyse, advertenties of profilering — er zit geen enkele tracker in onze software. Wij verkopen uw gegevens niet en delen ze niet met adverteerders. Wij maken geen profielen van u en nemen geen geautomatiseerde besluiten over u.
4. Cookies
Unitbase gebruikt uitsluitend functionele cookies. Zonder die cookies werkt inloggen niet.
| Cookie | Waarvoor |
|---|---|
| Sessiecookies van onze inlogdienst | Houden bij dat u bent ingelogd |
ub_auth | Houdt bij dat er met een toegangscode is ingelogd |
Er staan geen andere cookies op uw apparaat. Daarom vragen wij ook geen toestemming: voor strikt functionele cookies is die niet nodig.
5. Waarvoor wij uw gegevens gebruiken
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| U laten inloggen en het systeem laten werken | Uitvoering van de overeenkomst |
| Het dossier van een pand opbouwen en bijhouden | Uitvoering van de overeenkomst |
| Bijhouden wie wat heeft gewijzigd | Gerechtvaardigd belang: een dossier moet herleidbaar zijn |
| Contact met u opnemen over uw account of de dienst | Uitvoering van de overeenkomst |
| Facturering en administratie | Wettelijke verplichting |
6. Wie uw gegevens kan zien
De eigenaar van een pand ziet zijn eigen dossier. Dat is op twee plekken in de database afgedwongen en niet alleen een afspraak.
De uitgever van een Unitpass ziet nooit de inhoud van de kluis van de eigenaar. Hij ziet dat de pas bestaat en wanneer die afloopt — niet wat erin zit.
Een beheerder ziet de panden die hij in beheer heeft, en van de documenten alleen wat hij zelf heeft toegevoegd.
Wij zelf kunnen bij gegevens voor zover dat nodig is om de dienst te laten werken en om u te helpen bij een storing. Dat gebeurt niet routinematig.
7. Diensten van derden
Om Unitbase te laten werken schakelen wij andere partijen in voor de hosting van de applicatie en voor de database, de bestandsopslag en de inlogmail. Zij verwerken de gegevens die u invoert en uw e-mailadres voor de inloglink, en mogen die alleen voor ons gebruiken.
De database en de bestandsopslag staan in Frankfurt, binnen de Europese Unie.
Daarnaast raadplegen wij openbare registers om een dossier te vullen met gegevens over een pand. Daarbij gaat geen enkel gegeven over u naar die registers: wij vragen gegevens op over een adres, niet over een persoon.
8. Hoe lang wij gegevens bewaren
Hier staat wat er werkelijk gebeurt, niet wat er goed klinkt.
Een dossier van een pand wordt niet automatisch verwijderd. Dat is een bewuste keuze: een dossier dat verdwijnt is geen dossier. Gegevens blijven staan zolang het pand in het systeem staat.
Gegevens worden gearchiveerd, niet gewist. Wie iets uit beeld haalt, maakt het onzichtbaar; het blijft in de administratie staan, omdat anders niet meer te herleiden is wat er is gebeurd.
Wat er gebeurt als een Unitpass afloopt: het dossier bevriest, het verdwijnt niet. Wat erin zit blijft voor de eigenaar leesbaar; wat stopt is het bijhouden — er worden dan geen gegevens meer uit openbare registers opgehaald en niets meer ververst. Dit bevriezen is op dit moment nog niet in het systeem gebouwd, dus bij afloop verandert er feitelijk niets. Hoe lang wij een bevroren dossier bewaren, staat nog niet vast. Zodra die termijn er is, staat hij hier. Wil een eigenaar zijn dossier eerder weg hebben, dan verwijderen wij het op verzoek.
Facturen en administratie bewaren wij zolang de belastingwetgeving dat voorschrijft.
Wilt u dat wij uw gegevens verwijderen, mail dan naar info@unitbase.nl. Wij doen dat, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze te bewaren.
9. Beveiliging
- Toegang tot een dossier is standaard dicht: wie geen recht heeft, ziet niets. Dat is op databaseniveau ingericht en niet alleen in het scherm.
- U logt in met een link die naar uw eigen e-mailadres gaat. Er is geen wachtwoord dat gestolen kan worden.
- Documenten in de kluis zijn niet via een openbare link bereikbaar.
- Al het verkeer gaat versleuteld.
10. Uw rechten
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen of mee te nemen. Ook kunt u bezwaar maken tegen een verwerking.
Mail daarvoor naar info@unitbase.nl. Wij reageren binnen vier weken.
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Zette een kantoor of beheerder uw gegevens in het systeem? Dan is dat kantoor verantwoordelijk en helpen wij hen uw verzoek uit te voeren. Richt uw verzoek dan in de eerste plaats tot hen.
11. Wijzigingen
Wij werken deze verklaring bij wanneer de dienst verandert. Bovenaan staat de datum van de laatste versie. Bij ingrijpende wijzigingen laten wij het u weten.
Versie 2, 16 oktober 2026: de regel over verwijderen bij afloop van een Unitpass is vervangen door bevriezen.